ماژول پیشرفته مدیریت گردش کار (Process Flow)

ماژول پیشرفته مدیریت گردش کار (Process Flow) ویتایگر 7 و 8

ماژول Process Flow در فاویتایگر، فراتر از یک نوار وضعیت ساده، یک ابزار هوشمند برای «مهندسی فرآیندهای کسب‌وکار» است. در حالی که ورک‌فلوهای استاندارد ویتایگر در پشت صحنه کار می‌کنند، این ماژول فرآیندها را به روی صحنه می‌آورد و تعاملی می‌کند.

این ابزار به مدیران اجازه می‌دهد تا منطق‌های پیچیده تجاری را به گام‌های ساده و اجرایی برای کاربران تبدیل کنند. با Process Flow فاویتایگر، شما می‌توانید برای هر ماژول چندین مسیر فرآیندی تعریف کنید که بر اساس «شرط‌های» خاص فعال می‌شوند (مثلاً فرآیند فروش برای «مشتریان VIP» با «مشتریان عادی» متفاوت باشد). همچنین امکان تعریف «فرآیندهای مرتبط» (Related Processes) به شما اجازه می‌دهد تا تکمیل یک مرحله در یک ماژول، آغازگر یک فرآیند جدید در ماژول دیگر باشد.

مزایا

پیاده‌سازی این ماژول در فاویتایگر تحولات زیر را در سازمان رقم می‌زند:

• هدایت هوشمند کاربران: سیستم دقیقاً به کاربر می‌گوید در هر لحظه چه کاری انجام دهد و چه اطلاعاتی را وارد کند، که باعث حذف کامل سردرگمی پرسنل می‌شود.

• تضمین کیفیت داده‌ها (Data Integrity): با قفل کردن مراحل، سیستم اجازه نمی‌دهد تا زمانی که شروط خاصی (مانند آپلود فایل یا پر کردن فیلد اجباری) محقق نشده، فرآیند جلو برود.

• انعطاف‌پذیری شرطی: برخلاف فرآیندهای خطی و خشک، این ماژول می‌تواند بر اساس مقادیر فیلدها (مثلاً مبلغ قرارداد)، مسیرهای متفاوتی را پیش پای کاربر بگذارد.

• نظارت دقیق مدیریتی: ثبت دقیق زمان ورود و خروج از هر مرحله، به مدیران کمک می‌کند تا «گلوگاه‌های زمانی» سازمان را شناسایی کنند.

• یکپارچگی بصری: تبدیل لیست‌های طولانی و خسته‌کننده به یک رابط کاربری رنگی، بصری و گام‌به‌گام که انگیزه کاری پرسنل را افزایش می‌دهد.

ویژگی‌های فنی و کلیدی

بر اساس مستندات فنی، قابلیت‌های برجسته این محصول در فاویتایگر عبارتند از:

1. طراحی فرآیند شرطی (Conditional Execution): امکان تعریف شروط برای اجرای فرآیند؛ مثلاً «اگر نوع مشتری شرکتی بود، فرآیند A» و «اگر شخصی بود، فرآیند B» نمایش داده شود.

2. اعتبارسنجی مرحله‌ای (Step Validation): اجبار کاربر به پر کردن فیلدهای خاص قبل از تغییر وضعیت. سیستم تا زمان تکمیل اطلاعات، اجازه عبور به مرحله بعد را نمی‌دهد.

3. پاپ‌آپ‌های هوشمند: هنگام تغییر مرحله، پنجره‌ای باز می‌شود که فقط فیلدهای مورد نیاز همان مرحله را نشان می‌دهد تا کاربر در انبوه فیلدها گم نشود.

4. فرآیندهای مرتبط (Related Process Flows): قابلیت اتصال فرآیندها به یکدیگر؛ مثلاً با اتمام فرآیند «فروش»، به صورت خودکار فرآیند «تحویل کالا» در ماژول انبار فعال شود.

5. اکشن‌های خودکار (Actions): قابلیت تنظیم عملیات خودکار در هر گام، شامل:

   • ایجاد رکورد جدید.

   • آپدیت فیلدها.

   • ارسال ایمیل یا پیامک.

6. پشتیبانی از فیلدهای پویا (Dynamic Fields): هماهنگی کامل با منطق‌های نمایش/عدم نمایش فیلدها در فرم‌ها.

7. لاگ و تاریخچه دقیق (Process Log): نمایش ریز جزئیات که چه کسی، در چه تاریخی و چه ساعتی وضعیت را تغییر داده و هر مرحله چقدر طول کشیده است.

کاربردها

• مدیریت هوشمند فرصت‌های فروش:

  • اگر مبلغ معامله بالای ۱۰۰ میلیون تومان بود، به صورت خودکار یک مرحله «تایید مدیر فروش» به نوار وضعیت اضافه شود (شرطی).

  • در مرحله «ارسال پیش‌فاکتور»، سیستم کاربر را مجبور به پیوست کردن فایل PDF پیش‌فاکتور کند.

• فرآیند خدمات پس از فروش (RMA):

  • ایجاد یک مسیر شفاف: دریافت کالا > تست فنی > اعلام هزینه > تعمیر > تحویل.

  • در مرحله «اعلام هزینه»، فیلد مبلغ تعمیر اجباری شود.

• اتوماسیون اداری و منابع انسانی:

  • فرآیند درخواست مرخصی که با تایید مدیر مستقیم، به صورت خودکار وارد کارتابل واحد مالی شود (فرآیند مرتبط).

• مدیریت پروژه‌های پیمانکاری:

  • کنترل فازهای پروژه به گونه‌ای که تا «تاییدیه صورت‌وضعیت» مرحله قبل صادر نشود، امکان شروع فاز بعدی در سیستم باز نشود.