جریان های کاری زمان بندی شده شما را قادر میسازد تا کارهای دوره ای را به صورت اتوماتیک راه اندازی کنید. جریان های کاری حتی اگر شما حضور نداشته باشید نیز اجرا می شوند. حال که کارها اتوماتیک شده اند شما زمان بیشتری را می توانید صرف کسب و کار خود بکنید. چند مثال از جمله کارهایی که جریان های کاری برنامه ریزی شده می تواند مفید واقع شود:
- ارسال ایمیل به مشتری و مدیر اکانت ۲ روز قبل از تاریخ سررسید فاکتور، اگر فاکتور پرداخت نشده بود تا آن تاریخ.
- برجسته کردن یک تیکت برای مسئول پشتیبانی اگر تیکت بیشتر از ۴ ساعت باز مانده است.
- ارسال ایمیل به مسئول فروش اگر تاریخ بسته شدن یک فرصت سپری شده است ولی فرصت بسته نشده است.
شرایط اجرای جریان های کاری
جریان های کاری برنامه ریزی شده به شما یک دامنه وسیعی از اختیارات را می دهد که انتخاب کنید چه موقع جریان کاری شما اجرا شود. اختیارات شامل موارد زیر است.
- ساعتی: جریان کاری هر ساعت اجرا می شود.
- روزانه: هر روز در زمان مشخص شده اجرا می شود.
- هفتگی: در روزهای هفته انتخاب شده اجرا می شود.
- در تاریخ خاص: جریان کار ید رتاریخ انتخاب شده اجرا می گردد.
- ماهیانه: در روزهای انتخابی هر ماه اجرا می شود.
- سالیانه: در زورهای انتخابی هر سال اجرا می شود.
شرط های فیلتر جریان کاری
برای فیلد تاریخ می توانید جریان کاری را هر زمان قبل یا بعد از زمان فعلی اجرا کنید.
شرط هایی که در جریان کاری زمان بندی شده پشتیبانی می شوند:
- Less than hours ago
- More than hours ago
- Less than days ago
- More than days ago
- Less than hours later
- More than hours later
- More than days later
- Less than days later
- Days ago
- Days later
مثال ۱: اورژانسی کردن یک تیکت اگر بیشتر از ۴ ساعت باز مانده بود.
در این مثال می خواهیم یک تیکت را که بیشتر از ۴ ساعت پاسخ داده نشده است را اورژانسی و مهم کنیم. شما هم می توانید جریان کاری داشته باشید که را برای مسئول پشتیبانی مهم کنید یا یک ایمیل هشدار ارسال نمایید و یا هر دو. این جریان کاری یکبار در هر ساعت اجرا می گردد.
برای ایجاد این جریان کار یمراحل زیر را دنبال کنید:
- با کلیک بر روی ایکن
به تنظیمات برنامه رفته - در بخش تنظیمات دیگر بر روی جریان های کاری(گردش کاری) کلیک کنید.
- افزودن جریان کاری را بزنید.
- از بخش انتخاب ماژول تیکت را انتخاب نمایید و توضیحات لازم برای این جریان کاری را وارد کنید.
- از بخش زمان اجرای این جریان کاری، زمان بندی را انتخاب و گزینه ساعتی را انتخاب کرده و به بخش بعد بروید.
به تنظیمات برنامه رفته
در بخش افزودن شرایط، دو شرط باید برقرار باشد:
- تیکت ۴ ساعت پیش ایجاد شده باشد
- تیکت باز باشد
- و به مرحله بعد بروید.
- در مرحله سوم بر روی افوزدن وظیفه کلیک کرده و به روز رسانی فیلدها را بزنید.
- در این قسمت بر روی افزودن فیلد کلیک کرده و گزینه واگذاری به را انتخاب کرده و در مقابل آن کاربری را که می خواهید تیکت به وی واگذار شود را انتخاب کنید.
- بر روی ذخیره کلیک نمایید.
ارسال ایمیل به مشتری، ۲ روز قبل از تاریخ سررسید فاکتور، اگر فاکتور تا آن تاریخ پرداخت نشده بود
جریان های کاری برنامه ریزی شده به شما کمک می کند تا پروسه دنبال کردن پرداختی ها، با ارسال ایمیل های منظم و سروقت و مودبانه ساده تر و موثرتر شود. حال می خواهیم این جریان کاری را ایجاد کنیم. شما م یتونید در این جریان کاری ارسال ایمیل هشدار را برای مسئول فروش یا مشتری یا هر دو داشته باشید. این جریان کاری یکبار در روز در زمان مشخص اجرا می شود.
ارسال اطلاعیه تاریخ سررسید فاکتور برای مشتری
- پس از رفتن به بخش جریان های کاری و کلیک بر روی افزودن جریان جدید
- در بخش انتخاب ماژول فاکتورها را انتخاب نمایید.
- از بخش رمان اجرای جریان کاری گزینه برنامه ریزی را انتخاب و از این بخش گزینه روزانه را انتخاب نمایید.
- پس از آن به مرحله بعد رفته و در قسمت شرایط دو شرط خواهیم داشت:
- – تاریخ سررسید دو روز بعد باشد
- – وضعیت فاکتور روی پرداخت نشده باشد
سپس به مرحله بعد بروید. در این مرحله بر روی افوزدن وظیفه کلیک کرده و گزینه ارسال ایمیل را انتخاب کنید. می خواهیم ایمیل هشدار به مسئول فروش و مشتری ارسال شود.- در پنجره باز شده عنوان وظبفه، موضوع ایمیل و فرستنده و گیرنده ایمیل را مشخص کنید.
- سپس با ساتفاده از ابزارها و ادیتور موجود متن ایمیل مورد نظر را تنظیم و آن را ذخیره کنید.
No comment